Oznámení protiprávního jednání

Směrnice č. 8/2024

Pro oznamování protiprávního jednání a ochraně oznamovatelů

Základní ustanovení – článek I.

Základní ustanovení

1. Tato směrnice zaměstnavatele upravuje a stanovuje postup pro podávání a zpracování oznámení v rámci vnitřního oznamovacích systému dle zákona č. 171/2023 Sb, o ochraně oznamovatele ( dále také jako Zákon) . Účelem této směrnice je zajistit bezpečné postupy pro podávání, přijímání a včasné prošetření oznámení dle Zákona, předcházení protiprávnímu jednání v rámci organizace, podpora důvěry zaměstnanců v organizaci, ochrana organizace a její dobré pověsti, jakož i ochrana práv zaměstnanců, klientů a dalších osob. Cílem ochrany oznamovatelů dle Zákona je umožnit odhalování protiprávního jednání odehrávajícího se v organizaci, o kterém zaměstnanci a další osoby v obdobném postavení neinformují, a to zejména z důvodů obav z následného postihu.

2. Tato směrnice je vnitřním předpisem zaměstnavatele, přičemž je závazná pro všechny zaměstnance organizace.

Článek II. – vymezení základních pojmů

Oznámením či oznamováním se rozumí ústní či písemné poskytnutí informací o možném protiprávním jednání u zaměstnavatele. Protiprávním jednáním se rozumí jednání či opomenutí , jež je uvedeno v ust. §2 odst. 1)Zákona, přičemž s ohledem na předmět činnosti zaměstnavatele může jít zejména o jednání či opomenutí které:

a) Má znaky trestního činu

b) Má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,-Kč

c) Porušuje Zákon

d) Porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti služeb, povinného auditu, jiných ověřovacích služeb, finančních trhů, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti, financování terorismu apod.

e) Ochrany uživatele, spotřebitele

f) Ochrany životního prostředí

g) Ochrany vnitřního pořádku, bezpečnosti, života a zdraví

h) Ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti informačních kanálů

i) Ochrany finančních zájmů Evropské unie

j) Ochrana práv vyplývající z LZPS

Informacemi o protiprávním jednání se rozumí informace včetně důvodného podezření o skutečných či možných protiprávních jednáních, k nimž došlo nebo má dojít v DS.
Oznamovatel je fyzická osoba, která oznámí či zveřejní informace o protiprávním jednání, které získala v souvislosti s výkonem práce pro DS nebo jinou obdobnou činností ( např. praxí, dobrovolnickou smlouvou apod.) Takovou osobou tedy může být zejména zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání, stážista, student, dobrovolník nebo jiná osoba, která byla nebo je s DS ve smluvním vztahu.
Interním oznámením se rozumí ústní či písemné poskytnutí informací o protiprávním jednání a to vedení DS
Externím oznámením se rozumí ústní nebo písemné poskytnutí informací o porušení příslušnému státnímu orgánu, kterým je Ministerstvo spravedlnosti, Policie ČR, a pod
Zveřejněním se rozumí zpřístupnění informací o porušení veřejnosti
Příslušnou osobou je osoba , která je zodpovědná za přijímání a posuzování oznámení
Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli působní nebo může způsobit neoprávněnou újmu – například

a) Rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou

b) Zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti

c) Odvolání z místa vedoucího zaměstnance

d) Snížení platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku

e) Přeložení nebo převedení na jinou práci

f) Pracovní posudek neodpovídající skutečnosti

g) Neumožnění osobního rozvoje

h) Změna pracovní doby

i) Vyžadování lékařské prohlídky nebo lékařského posudku

j) Výpověď nebo odstoupení od smlouvy

k) Zásah do práva na ochranu osobnosti

l) Ukončení pobytové smlouvy

A podobně

Následným opatřením se rozumí opatření přijatá příslušnou osobou za účelem posouzení pravdivosti tvrzení uvedených v oznámení a případně k řešení oznámeného protiprávního jednání, mimo jiné prostřednictvím opatření jako je interní šetření, a podobně.

Článek III – práva a povinnosti zaměstnavatele a oznamovatelů

1. Zaměstnavatel odpovídá za vytvoření a fungování bezpečnostního vnitřního oznamovacího systému, prostřednictvím něhož může oznamovatel učinit oznámení o protiprávním jednání. Zaměstnavatel plní další povinnosti stanovené mu Zákonem – zejména v souvislosti s plněním informační povinnosti určením a proškolením příslušné osoby v souvislosti s oznámením s protiprávním jednáním a ochraně oznamovatelů.

2. Oznamovateli musí být zajištěna ochrana jeho totožnosti a skutečností uvedených v oznámení. Oznamovateli a dalším fyzickým osobám uvedeným v usta. §4 odst. 2 Zákona ( např. kolegům, prostředníkům, pomocníkům, osobám blízkým oznamovateli), dále náleží ochrana před uplatněním odvetných opatření dle článku II. Odst 8 této směrnice Oznamovatel je chráněn rovněž před postihem protiprávního jednání , kterého se dopustil v souvislosti se zjišťováním informací potřebných k oznámení nebo samotným oznámením s výjimkou případů, kdy oznamovatel v souvislosti se zjišťováním spáchal trestný čin nebo pokud se oznamovatele nebo osoba uvedená v ust. §4odst. 2 Zákona neměla oprávněný důvod se domnívat , že oznámení bylo nezbytné pro odhalení možného protiprávního jednání .

3. Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích( tj. podala vědomě nepravdivé informace). Taková osoba se podáním vědomě nepravdivého oznámení dopouští přestupku podle Zákona, nebo dokonce trestného činu.

4. Oznamovatel a osoba uvedená v ust. §4 odst. 2 Zákona mají právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li jim odvetným opatřením způsobena újma.

Článek IV – výjimky z možnosti oznamovat

1. Oznámením podle Zákona není část oznámení , která obsahuje informace :

a)jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky, podstatným bezpečnostním zájmem České republiky se pro účely tohoto zákona rozumí:

- svrchovanost území, celistvost a demokratické základy ČR

- vnitřní pořádek a bezpečnost, včetně kritické infrastruktury a informačních systémů veřejné správy

-ve větším rozsahu životy a zdraví osob

- ochrana informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadáváním těchto zakázek upraveno předpisem EU

- plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany

-významně bezpečnostní operace

- bojeschopnost ozbrojených sil ČR – o činnosti zpravodajských služeb ČR nebo jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství nebo práva obdobnému zpovědnímu tajemství

2. Z oznamování jsou dále vyňaty určité typy informací uvedené v ustanovení §3 odst. 1 Zákona, u kterých zájem na jejich obraně převažuje na zájmem na ochraně oznamovatele, v podmínkách organizace půjde především o povinnost zachovávat mlčenlivost při poskytování služeb. Ohledně informací, jež jsou kryty mlčenlivostí a specifikovány v ustanovení §3 odst.1

Zákona (například informace s poskytováním zdravotních služeb v DS) nesmí oznamovatel činit oznámení.

3. Oznamovatel je oprávněn učinit oznámení ohledně informací, jež jsou kryty bankovním tajemstvím a povinnosti zachovávat mlčenlivost podle jiných právních předpisů upravujících práci nebo obdobnou činnost a to v případě, kdy má oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že oznámení je nezbytně nutné pro odhalení protiprávního jednání

4. Oznamovatel, který poruší povinnost mlčenlivosti či důvěrnost informací specifikovaných v ustanovení § 3 odst. 1,3 Zákona, nenáleží ochrana a může být postižen pro protiprávní jednání, kterého se dopustil.

Článek V - podání oznámení , vnitřní oznamovací systém

1. Oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení , měl mít velmi pádný důvod se domnívat, že jim oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takové jednání může být sankcionováno.

2. Při získávání dokladů dokládajících oznamované skutečnosti se oznamovatel nesmí dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu.

3. Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti a je pravdivé.

4. Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávní jednání týká a promyslet jaké ověřené informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnou. Rozsah a kvalita předpokládaných informací mohou pozitivně ovlivnit způsob prošetření oznámení.

5. Obsahem oznámení mohou být veškeré informace a skutečnosti, které považuje oznamovatel za podstatné, zejména bližší informace o protiprávním jednání , osobách, které se jej měly dopustit , a čase, kdy se protiprávní jednání mělo odehrát. Je vhodné spolu s oznámením předložit nebo označit vhodné důkazy, které umožní prošetřit oznámení, např. kopie komunikace, fotografie, kopie dokumentace a jiné důkazy, které umožní prošetření oznámení .

6. Oznámení lze učinit i anonymně. Za anonymní je považováno takové oznámení, ve kterém oznamovatel neuvede své jméno, příjmení nebo jiné údaje, dle nichž by bylo jej možné identifikovat. Rovněž v případě anonymního oznámení je účelné sdělit telefon či email, jehož prostřednictvím se lze při zachování anonymity s oznamovatelem spojit. Nemožnost kontaktu s oznamovatelem může negativně ovlivnit prošetření oznámení. Oznamovateli, který podal oznámení anonymně, náleží ochrana dle Zákona jen vyjde-li jeho totožnost dodatečně najevo.

7. Oznámení musí být určité a srozumitelné. Z oznámení musí být zřejmé, proti které sobě směřuje a jakého jednání se týká tak, aby bylo možno jej řádně prošetřit.

8. Oznámení lze učinit zejména prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zaměstnavatele tj. jednatel společnosti, vedoucí přímé péče. Ti zaručují řádné prošetření

oznámení a případně podstoupí oznámení složkám tomu určeným ( úřady, policie) nebo

Ministerstvu spravedlnosti .

9. Oznamovatel může uveřejnit informace, které tvoří obsah oznámení pokud:

a) Podal interní oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému nebo externího oznámení Ministerstvu spravedlnosti a ve stanovených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména pokud příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení nebo zaměstnavatel nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření

b) Má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy

c) Má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení Ministerstvu spravedlnosti existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo osoba dle ust. §4 dost. 2 vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožen postup podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti.

Jeli oznámení oznamovatele uveřejněno, náleží oznamovateli ochrana před odvetným opatřením, v případě, že je pravdivá.

10. Ochrana před odvetným opatřením náleží rovněž osobě, která oznámení podala orgánu veřejné moci příslušného podle jiného právního předpisu nebo přímo použitelného předpisu EU.

Článek VI – Vnitřní oznamovací systém

1. Vnitřním oznamovacím systémem se rozumí souhrn postupů a nástrojů, které slouží k příjímání oznámení, nakládání s ním, k ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, jakož i k ochraně uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

2. Základem vnitřního oznamovacího systému je pověřená příslušná osoba, která je oprávněna přijímat a vyřizovat oznámení. Příslušná osoba je vázána povinností mlčenlivosti.

3. Osobou pověřenou k vedení vnitřního oznamovacího systému a přijímání a vyřizování oznámení je jednatel společnosti, vedoucí přímé péče.

4. Příslušná osoba:

a) Přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zaměstnavatele

b) Navrhuje opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osoby podle ustanovení §4 odst. 2 Zákona

c) Postupuje při výkonu své činnosti podle Zákona nestraně

d) Zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po skončení výkonu této své činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak

5. K podání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému mže oznamovatel využít : a) Emailovou adresu iva.gebhartova@seznam.cz, do kterého má přístup pouze jednatel, dále pak emailovou , na kterou má přístup pouze vedoucí přímé péče.

b) Na telefonní číslo jednatele 724 806 443, nebo na telefonní číslo vedoucí přímé péče : 723 410 159. Telefonický hovor není zaznamenáván. O telefonicky podaném oznámení bude sepsán záznam, s následnou možností přepisu při ústním podání oznamovatele, s možností kontroly zápisu, jeho opravy a podpisu oznamovatele

c) Osobní jednání s příslušnou osobou, jež je možno uskutečnit po předchozí domluvě na výše uvedených telefonních číslech, či emailovou komunikací. Oznámení může být zaznamenáno na diktafon následně přepsáno , nebo přímo sepsáno do záznamu s možností opravy a odsouhlasením podpisu oznamovatele.

6. Oznámení je možno podat i anonymně. Oznamovateli, který podal oznámení anonymně však náleží ochrana podle Zákona, jen vyjde-li jeho totožnost najevo dodatečně. Pro účely řádného posouzení a prošetření oznámení je však vhodné v oznámení uvést tyto informace

a) Identifikace osob podezřelých ze spáchání protiprávního jednání všech a dalších zúčastněných osob

b) Podrobný popis protiprávního jednání

c) Konkrétní důkaz o protiprávním jednání, případně jakékoliv konkrétní poznatky, které podporují podezření z protiprávního jednání

d) Jakýkoliv kontakt oznamovatele určený výhradně pro potřeby příslušné osoby

Článek VII – Postup příslušné osoby po podání oznámení

1. Je-li v oznámení uveden kontakt oznamovatele, příslušná osoba oznamovatele vyrozumí o přijetí jeho oznámení do 7 dnů ode dne přijetí oznámení, ledaže:

a) Oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozuměla

b) Je zřejmé, že vyrozuměním oznámení o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti jiné osobě

2. Příslušná osoba může oznamovatele současně vyzvat k dalšímu objasnění skutečností uvedených v oznámení či poskytnutí dodatečných informací a stanovit oznamovateli pro poskytnutí zpětné vazby přiměřenou lhůtu

3. Postup příslušné osoby nesmí vést k ohrožení zájmu na ochraně totožnosti oznamovatele, případně dalších zapojených osob dle ustanovení §4 odst 2 Zákona, nebo k ohrožení ochrany jejich osobních údajů. Příslušná osoba nesmí nikomu sdělit totožnost oznamovatele a dalších osob dle ust. § 4 dost. 2 Zákona bez jejich písemného souhlasu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnou příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních přepisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem

oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informace o totožnosti poskytnou a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informací vyjádřil.

4. Příslušná soba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 ti dnů od přijetí oznámení. V případech skutkové nebo právně složitých oznámeních lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže:

a) oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o prodloužení doby nevyrozuměla

b) je zřejmé, že vyrozuměním oznámení o prodloužení lhůty by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě

5. Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona , bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

6. Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba zaměstnavateli navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. V případě, že příslušnou osobou je jednatel, tyto opatření navrhují obě příslušné osoby. ( jednatel a vedoucí PP) . Nepřijme-li zaměstnavatel opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního vztahu jiné vhodné opatření, to neplatí jde-li o opatření navržené jiné osobě než zaměstnavateli, která tuto příslušnou osobu určil. O přijatém opatření zaměstnavatel neprodleně vyrozumí příslušnou osobou ( není-li tou osobou jednatel)která o něm bez zbytečného odkladu písemně oznamovatele, ledaže jde o výjimky uvedené v odst.1 a 4 tohoto článku.

7. Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečnosti uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Článek VIII – povinnost součinnosti

1. Všichni zaměstnanci organizace jsou povinni poskytnou příslušné osobě při ověřování důvodnosti a pravdivosti oznámení plnou součinnost. Příslušná osoba je oprávněná požádat zaměstnance o poskytnutí vysvětlení , vyžádat si listiny či spisu nebo jinou věc důležitou pro posouzení důvodnosti a pravdivosti oznámení, vstoupit do kanceláře nebo jiných prostor. O poskytnutí součinnosti jsou zaměstnanci povinni zachovat mlčenlivost a chovat se tak, aby nebyl zmařen nebo ohrožen účel podávání oznámení dle Zákona.

Článek IX Ochrana osobních údajů oznamovatele

OAZA STARS, s.ro. poskytovatel sociálních služeb, se sídlem Lužná, U Brůdku 719, IČ: 03923762 (dále také "My" nebo "Organizace") jakožto povinná osoba dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také jako "Zákon"), informovat o níže specifikovaném shromažďování a zpracovávání osobních údajů a zásadách ochrany soukromí, které zpracováváme při řešení oznámení učiněných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému naší Organizace.

Níže v textu se dozvíte zejména:

a) Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou;

b) Jaké osobní údaje zpracováváme;

c) Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování);

d) Kdo má přístup k osobním údajům; e) Jaká je doba zpracování osobních údajů

f) Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečeny;

g) Jaká jsou ve vztahu k ochraně osobních údajů Vaše práva.

1. Kdo je správcem organizace, tzv. příslušnou osobou ?

Správcem osobních údajů je Organizace. Osobou pověřenou Organizací k vedení vnitřního oznamovacího systému a příjímání a vyřizování oznámení je Iva Gebhartová, Dis, sociální pracovnice (dále také jako "příslušná osoba").

2, Jaké osobní údaje zpracováváme? Za účelem prošetření podaných oznámení zpracovává příslušná osoba zejména následující osobní údaje:

datum přijetí oznámení,
jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,
obsah oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřuje, je-li její totožnost známa,
osobní údaje, které příslušná osoba získala v průběhu prošetřování oznámení,
datum ukončení posouzení oznámení (případně datum posouzení důvodnosti oznámení) příslušnou osobou a jejich výsledek.

Zpracování výše uvedených osobních údajů je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na naši Organizaci vztahují. V určitých případech může být zpracování osobních údajů nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s podaným oznámením je omezeno na osobní údaje, které jsou nezbytné k ověření důvodnosti přijatého oznámení.

Osobní údaje získáváme:

od oznamovatele, prověřovaných osob a dalších zúčastněných osob,
od státních a jiných orgánů v rámci řešení daného oznámení,
z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí.

Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje v souvislosti s podaným oznámením zpracováváme:

zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání,
stážista,
dobrovolník,
odborný praktikant
jiná osoba, která je nebo byla s Organizací ve smluvním vztahu,
další osoba dotčené podaným oznámením (např. osoba, vůči níž oznámení směřuje).

3. Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování)?

Veškeré údaje, které Organizace zpracovává, využíváme toliko pro účely řešení případů oznámení, prevence páchání protiprávní činnosti, zajištění dodržování právních a vnitřních předpisů Organizace a plnění právních povinností, které se vztahují na Organizaci. Osobní údaje mohou být v anonymizované podobě využity rovněž pro statistické účely. Zpracovávané osobní údaje mohou být dále využity k ochraně oprávněných zájmů Organizace a třetích osob jako jsou externí spolupracovníci, klienti, obchodní partneři apod.

4. Kdo má přístup ke zpracovávaným osobním údajům? Vaše osobní údaje zpracovává jako správce Organizace, přičemž přístup k osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s prošetřováním oznámení má pouze příslušná osoba, případně v její nepřítomnosti zástupce, a další osoby pověřené řešením oznámení. Tyto osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak. Příslušná osoba nesmí sdělit totožnost oznamovatele a dalších osob dle ust. § 4 odst. 2 Zákona bez jejich písemného souhlasu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

5. Jaká je doba zpracování osobních údajů?

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou, přičemž podle ust. § 21 odst. 2 Zákona je příslušná osoba povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámení po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány za účelem ochrany oprávněných zájmů Organizace, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či jiném řízení.

6. Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečené?

Organizace používá vhodná technická, organizační a administrativní bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů. Těmito opatřeními jsou osobní údaje chráněny před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnami či zničením. Přijímání a vyřizování oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému Organizace je technicky i organizačně nastaveno takovým způsobem, aby k osobním údajům oznamovatele (případně k osobním údajům tzv. dalších zapojených osob) měla zajištěn přístup toliko příslušná osoba, případně další osoby pověřené agendou whistleblowingu. Uvedené osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak. Ochrana dle Zákona však nepřísluší oznamovateli, který podal vědomě nepravdivé oznámení.

7. Jaká jsou práva ve vztahu k ochraně osobních údajů?

Vaše práva k námi prováděnému zpracování osobních údajů jsou následující:

a) Právo na přístup k Vašim osobním údajům;

b) Právo na opravu Vašich osobních údajů;

c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů;

d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;

e) Právo odvolat kdykoliv souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zákonnost zpracování založena na souhlasu se zpracováním osobních údajů;

f) Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;

g) Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;

h) Právo podat stížnost na zpracování Vašich osobních údajů.

Níže je blíže vysvětlen obsah Vašich jednotlivých práv, tak aby bylo možno učinit si o jejich obsahu bližší obraz. Stížnost ve smyslu písmene h) je možno podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, webová stránka: https://www.uoou.cz.

Právo na přístup k osobním údajům

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o potvrzení, zdali jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a jestliže jsou, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, z jakého zdroje byly osobní údaje získány, zdali dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně profilování a konečně existuje-li právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku.

Právo na opravu Vašich osobních

Obsahem údajů tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů pro případ, že jsou nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je naše povinnost vymazat Vaše osobní údaje pokud:

a) Již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) Z Vaší strany dojde ke vznesení námitek proti zpracování, přičemž neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování;

c) Zpracování je protiprávní;

d) Existuje naše zákonná povinnost vymazat Vaše osobní údaje.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

Náplní tohoto práva je, že v případě určitých sporných otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů, pokud nás o to požádáte. Toto omezení znamená, že Vámi vybrané osobní údaje označíme a zajistíme, aby nebyly nadále zpracovány jinak než jejich uložením. To neplatí, nastane-li některá z výjimek předpokládaná právními předpisy.

Spornými otázkami ve smyslu výše uvedeného je skutečnost, že:

a) Popíráte přesnost osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno po dobu potřebnou k ověření přesnosti zpracování osobních údajů;

b) Zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;

c) Organizace již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (právo na omezení zpracování tak chrání Vaše zájmy, neboť Organizaci zakazuje jejich vymazání);

nebo

d) Jste vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Organizace převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, omezení zpracování bude Organizací neprodleně zrušeno.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

U některých kategorií osobních údajů je nezbytné, aby byl z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Byl-li z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, jejichž zpracování není nezbytné pro účely splnění smlouvy, splnění právní povinnosti Organizace, ochranu důležitých zájmů Organizace nebo jiné fyzické osoby, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace, jste oprávněni kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Organizace zpracovává na základě jiného právního titulu.

Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů

Toto právo znamená, že jestliže jste nám poskytl/a osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo po nás požadovat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci osobních údajů, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za předpokladu, že:

a) zpracování osobních údajů se v Organizaci provádí automatizovaně; a zároveň

b) zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na uzavření či plnění smlouvy.

Právo vznést námitku proti zpracování

Vašich osobních údajů Obsahem tohoto práva je možnost vznesení námitky z Vaší strany proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě právního titulu oprávněného zájmu. Oprávněným zájmem Organizace může být například uchování osobních údajů za účelem efektivní obrany Organizace v případném soudním sporu. Organizace není oprávněna nadále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy, nebo pro určení, výkon, nebo obhajobu právních nároků.

Vezměte prosím na vědomí, že v souvislosti s nutnou ochranou oznamovatele mohou být některá práva omezena.

Jestliže budete mít jakékoliv dotazy k tomuto textu nebo ke zpracování Vašich osobních údajů, případně budete chtít uplatnit některé z výše uvedených práv, můžete kontaktovat příslušnou osobu, přičemž lze využít některý z těchto způsobů:

a) e-mailovou adresu: iva.gebhartova@seznam.cz, do e-mailu má přístup pouze příslušná osoba pověřená vedením agendy,

b) telefonní linku příslušné osoby 724 806 443 . Telefonický hovor není zaznamenáván, zaznamenán může být pouze se souhlasem oznamovatele. O telefonicky podaném oznámení bude sepsán záznam, s následnou možností přepis ústního podání zkontrolovat, případě opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele,

c) osobní jednání s příslušnou osobou, jež je možno uskutečnit po předchozí domluvě termínu s příslušnou osobou na telefonním čísle: 724 806 443 . Oznámení může být podle domluvy zaznamenáno na diktafon a následně přepsáno, nebo rovnou sepsáno do záznamu s možností zápis následně zkontrolovat, opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele.

Osoba podávající žádost o uplatnění svých práv musí v žádosti uvést své identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště), uplatňované právo a popis, čeho se domáhá. Příslušná osoba musí být schopna identifikovat žadatele a ověřit jeho totožnost.

Tato směrnice je platná od 1.1.2024

Iva Gebhartová, DiS, jednatel

V Lužné, dne 1.1.2024